Het zou zomaar kunnen dat je lijdt aan een onbekende, maar wijdverspreide kantoor ziekte: MAS. David Grady introduceerde dit acroniem in een Ted Talk in 2014. Het staat voor ‘Mindless Acceptance Syndrome’. Het fenomeen waarbij je gedachteloos alle uitnodigingen voor vergaderingen accepteert die in je mailbox verschijnen. En dan zijn helaas flink veel vergaderingen ook niet zo effectief. Daardoor is het risico groot dat je een aanzienlijk deel van je werktijd verspilt aan ineffectieve vergaderingen. Gelukkig is daar wat aan te doen! 

Voordat je een vergaderverzoek accepteert (of zelf plant!) stel jezelf dan de volgende vragen:

• Wat is het doel van de vergadering?
• Wat is de rol van de verschillende deelnemers?
• Wat is het gewenste resultaat?

Wat is het doel?

Door dit van tevoren met elkaar vast te stellen, maak je de meeting al veel effectiever. Het kan zomaar zijn dat iemand alleen maar geïnformeerd wil worden. Die is dan blijer met een mailtje achteraf. En misschien denkt een manager dat het doel van een vergadering is om het team te informeren. Terwijl een teamlid verwacht mee te mogen besluiten. Het is in elk geval goed dat dit op tafel komt.

Scrum events

Niet voor niets noemen we de Scrum Events geen vergaderingen. Het doel van elk event is klip en klaar én er is een timebox, dus een maximale tijdsduur. Toch kan ook een Sprint Planning verzanden in een lange, monotone zit. Of een Sprint Retrospective stokken op het moment dat we uitvoerbare verbeteringen vast willen stellen. Zorg dus ook daar voor een duidelijk doel én een geschikte vorm.

Hopelijk ben je geïnspireerd om jouw vergaderingen effectiever én leuker te maken. En roep jij bij het volgende vergaderverzoek in je mailbox: “No MAS!”

Wil je meer weten over de genoemde methodieken en werkvormen? Neem dan gerust contact op met onze Agile Coach Saskia Aalberts.